CONDUITE de RÉUNION ou d’ASSEMBLÉE
Jean-Paul Alonso aux éditions-arte-politeia.com – version du 30/03/2023
La mise en musique de l’intelligence collective et de la démocratie vivante nécessite quelques règles de base qui permettent de gagner du temps et en efficacité. Les méthodes présentées sont inspirées de mon expérience associative, politique et industrielle.
Préparer la réunion :
Choix du type de réunion : d’information ; formelle de revue de projet ; d’échange ; de résolution de problème ; de prise de décision… à préciser sur la convocation.
Préparation de la réunion : s’assurer que la date, l’heure et le lieu conviennent aux intervenants-es ; fixer l’ordre du jour, la durée (pas plus d’une heure), les intervenants, l’accueil des intervenants extérieurs (hôtel, restauration…), l’objectif de la réunion, le lieu et la date, réserver la salle et prévoir les outils de communication (tableau, rétroprojecteur, connexions internet, etc.), un bâton de parole, lancer les convocations. Demander aux participants-es de préparer une affiche avec leur nom et qualité à poser sur la table devant eux.
Avant la réunion : contacter le gardien (mairie…), ouverture de la salle, éclairage, branchement et vérifications du matériel utile. S’assurer de la propreté, du nombre des chaises de la bonne disposition de la salle. Si la réunion se tient en extérieur debout, mettre les participants-es en cercle, les intervenants-es prennent le bâton de parole à tour de rôle, les autres se taisent et communiquent avec les gestes de réunion. Seuls les animateurs peuvent interrompre l’intervenant-e.
La réunion : commencer à l’heure ; faire circuler la feuille de participation à signer aux intervenants, rappeler l’ordre du jour, la durée du temps de parole à respecter, l’heure de la fin de la réunion et les règles à respecter (la gestuelle, etc.). Faire un tour de table pour que les participants-es se présentent et placent l’affiche de leur nom et qualité devant eux.
Reprendre éventuellement la liste d’actions de la réunion précédente pour faire le point sur l’avancement action par action. Amorcer les débats, cadrer les échanges, veiller à ce que chacun puisse s’exprimer, que les temps de parole sont équivalents, observer les gestes des participants pour recadrer la réunion. Aidez vous en distribuant des rôles s’il y a beaucoup de participants. Prévoir une éventuelle liste d’actions sous forme de tableau avec : numéro d’action, nom de l’action, responsable, date de début, délai, état (en cours, reportée, clôturée…), observation.
Distribuer éventuellement les rôles : animateur ; secrétaire ; rapporteur ; distributeur de la parole (avec le bâton de parole) ; gardien du temps de parole et de la durée de la réunion ; modérateur ; scrutateur ; facilitateur (repère celles ou ceux qui n’osent pas parler ou ne savent pas s’exprimer) ; la parole (parle pour les timides).
Après la réunion : le rapporteur lit le compte-rendu (CR) de réunion, la liste d’actions et récapitule les principales décisions prises en séance. Il fait signer le CR par l’animateur, le secrétaire, les éventuels intervenants extérieurs et le scrutateur. L’animateur propose la date et le lieu et de la prochaine réunion. Il s’assure que les coordonnées des intervenants-es sont toujours les mêmes. Il distribue le CR final signé avec la liste d’actions. Il veille à rendre une salle propre, à ce que personne n’a rien oublié, ferme la lumière et rend la clé au gardien.
Gestuelle de réunion
La gestuelle de réunion ou d’assemblée est l’ensemble des signes des mains ou bras retenu par les participants pour établir une communication non-violente avec l’intervenant-e et le groupe pendant les prises de parole. Les participants doivent se mettre d’accord sur les signes adoptés. Une affiche présentant les signes dans la salle est un plus.
« Je demande la parole » : main levée.
« Recentrer la discussion sur son objet » : les mains en forme de triangle.
« Demande de clarification » : la main en forme la lettre C.
« Je veux apporter une précision rapide » : les deux index en l’air.
« J’adhère » : les mains agitées en l’air en rotation sur elles-mêmes.
« Je n’adhère pas » : les mains en bas disent.
« Trop long, demande de conclusion » : un moulin avec les mains.
« J’ai une objection » : les bras en croix (question, proposition…)
Outils d’aide à la décision :
Diagramme d’Ishikawa : dessin en forme de squelette de poisson où chaque arête porte les multiples risques qui peuvent concourir au dysfonctionnement à résoudre.
Le Diagramme d’Ishikawa inversé : il consiste à inventorier les facteurs ou idées qui peuvent participer à la réussite du projet ou d’un objectif.
Remue-méninges (Brainstorming) : travail d’un groupe cherchant à produire le maximum d’idées constructives spontanément par la libre association des participants avec l’interdiction de critiquer ou de se moquer des idées énoncées. Une fois que toutes les idées sont recueillies on fait le tri, diagramme d’Ishikawa inversé recommandé.
Remue-méninges inversé (Reverse brainstorming) : méthode demandant à un groupe de réfléchir aux idées qui pourraient faire échouer ou retarder un projet, diagramme d’Ishikawa recommandé.